Casablanca: la gestion de la commune bientôt dématérialisée

La Commune de Casablanca va bientôt se doter d’une application multicanal qui lui permettra de fluidifier et dématérialiser le processus de gestion de ses activités internes. 

La Commune de Casablanca est opérationnelle depuis septembre 2003. Elle a pour mission de coordonner les actions et assurer la gestion des tâches et les projets des 16 arrondissements qui la constituent.

La commune se compose d’un Conseil communal, qui compte 147 élus parmi les 441 élus des différents arrondissements de Casablanca, d’un Bureau du conseil, constitué du président du Conseil et de dix vice-présidents, et des organes auxiliaires, qui sont le secrétaire du Conseil, son adjoint ainsi que les six commissions émanant de la commune.

Lors du dernier Conseil de la ville de Casablanca, tenu en octobre 2019, certains membres se plaignaient du manque de transparence des décisions prises par la Commune. D’autres n’étaient même pas invités aux réunions, selon leurs dires.

Le processus mis en place actuellement pour la gestion des réunions (sessions, commissions…) du Conseil de la ville de Casablanca est très lourd. La planification des événements passe par plusieurs étapes, avec des allers-retours entre la Commune et les autorités locales pour valider chaque décision.

Une application pour la gestion interne

Ainsi, pour fluidifier les processus internes du conseil et sa communication vis-à-vis de son environnement, la commune de Casablanca se dotera bientôt d’une application qui lui permettra de moderniser et améliorer le mode de gestion des activités de ses divisions et services.

L’appel d’offres pour l’acquisition de cette application a été lancé le 5 décembre dernier. L’ouverture des plis est prévue pour le 27 du mois courant.

Cette application devrait coûter 1,7 million de DH (1.747.000 DH), selon les estimations de la Commune.

L’objectif est de dématérialiser les processus de gestion des activités du Conseil de la ville de Casablanca et des conseils des 16 arrondissements.

Cette nouvelle application devrait permettre, selon le document de l’appel d’offres de:

– augmenter la productivité des équipes du Conseil, améliorer la rapidité de traitement des dossiers et gagner en efficacité de gestion;

–  optimiser la communication entre les parties prenantes en acheminant la bonne information à la bonne personne au bon moment. A ce propos, les mécanismes de notification seront d’une grande utilité pour avertir les utilisateurs au moment opportun des événements importants les concernant;

– garantir la centralisation et le maintien de tous les documents / dossiers et opérations effectuées avec leurs versions. Ces éléments pourront ainsi être retrouvés à tout instant via une recherche rapide et multi-critères;

– fournir des éléments d’aide à la décision, notamment via des tableaux de bords ergonomiques et des fonctionnalités de requêtage et production d’états adaptés aux exigences de gestion;

– assurer la traçabilité des traitements et le suivi des dossiers.

En gros, l’application doit permettre la gestion des sessions communales et des arrondissements, de l’ordre du jour, du suivi de sa programmation et de sa réalisation, la gestion des décisions du Conseil, la gestion des dossiers, des rapports, et des PV du Conseil, la gestion des commissions, et l’enregistrement des pétitions…

Une solution multicanal

Cette application devra offrir une version web et une autre mobile. Dans sa forme web, la solution devra permettre de:

– organiser, visualiser et suivre les évènements, les sessions et les réunions;

– mettre en place un agenda mutli-vues: journalier, hebdomadaire, mensuels …;

– recevoir des notifications automatiques par e-mail ou push sur le mobile avec accusé de réception;

– visualiser les tâches associées à chaque évènement;

– renseigner et visualiser les jours fériés/chômés;

– gérer les invitations (envoi, acceptation ou refus);

– générer les documents en Word /PDF avec des templates prédéfinis (invitations, rapports, PV, etc);

– joindre des fichiers, avec la possibilité de voir les changements qui ont été effectués;

– gérer les documents (archivage, versionning, classification, numérotation, …);

– gérer l’organigramme (élus, fonctionnaires, etc.);

– permettre la navigation croisée à travers les liens;

– permettre d’être informé des changements dans les dossiers et fichiers (traçabilité).

Dans sa déclinaison mobile, la solution devra permettre:

– un sous ensemble de fonctionnalités disponibles en version web optimisées pour les tailles et résolution des terminaux mobiles et compatible avec Android et iOS;

– l’enregistrement des évènements (sessions, réunions, etc.) au niveau du calendrier du terminal avec programmation de notifications à l’approche de l’évènement;

– la réception en push des notifications;

– l’invitation des contacts enregistrés dans le répertoire du terminal à des évènements créés;

– la synchronisation des données relatives aux réunions (Participants, PV, Documents attachés, etc.) avec les appareils mobiles.

Notons que les alertes et les notifications ont pour but d’aviser les utilisateurs sur les évènements important, afin d’augmenter la productivité des intervenants. Les évènements objet de notifications peuvent être de plusieurs types: expiration de délai ou retard d’une action, changement de l’état d’un dossier, assignation d’une tâche à un utilisateur, traitement d’une tâche par un utilisateur ou pour signaler une erreur possible sur les données saisies.

Ces alertes peuvent être activées et désactivées en fonction du profil, du rôle de l’utilisateur, et du type des dossiers, etc.

Les notifications sont acheminées vers les utilisateurs concernés de différentes manières (dans une in-box de notification de l’application, push au niveau de l’application mobile, par email, par changement de couleur sur les états d’avancement ou par SMS).

Enfin, l’application doit être utilisée en arabe et en français.

Enfin un nouveau portail pour la métropole

Par ailleurs, un nouveau portail de la ville de Casablanca verra bientôt le jour.

Selon une source proche du dossier, le nouveau portail sera orienté service, avec une rubrique qui annonce toutes les décisions prises par la Commune, destinée au grand public.

Egalement, chacun des 16 arrondissements de Casablanca aura sa propre rubrique, puisqu’ils communiquent de manières différentes.

Le projet est en phase de validation par le top management de la ville de Casablanca.

 

Source: https://www.medias24.com/casablanca-la-gestion-de-la-commune-bientot-dematerialisee-6249.html